Att använda Din Kurs för en kickoff
Av Fredrik Jacobsson · Senast uppdaterad:
En kickoff samlar teamet, sätter riktningen och skapar energi inför en ny period. Men administrationen — inbjudningar, anmälningar, betalningar, passval och uppföljning — tar ofta mer tid än själva programmet. Med rätt verktyg kan du automatisera allt det praktiska och fokusera på innehållet.
Vad är en kickoff — och varför arrangera en?
En kickoff är ett event där en grupp samlas för att starta något nytt: ett projekt, ett verksamhetsår, en säsong eller en förändring. Syftet är att alla ska förstå målet, känna sig delaktiga och gå därifrån med samma bild av vägen framåt.
Vanliga typer av kickoff:
Projektkickoff — samla projektgruppen runt scope, tidplan och roller
Säsongskickoff — tydliggöra mål och förändringar inför ny termin eller kvartal
Avdelningskickoff — bygga team, presentera strategi och fira resultat
Företagskickoff — hela organisationen, ofta med externa talare och aktiviteter
Oavsett typ behöver du ett strukturerat flöde från inbjudan till uppföljning. Läs vår checklista för eventplanering för en komplett tidslinje.
Planera kickoffen — syfte, format och målgrupp
Innan du skapar anmälningsformuläret — definiera tre saker:
Syfte — Vad ska deltagarna ta med sig? Ny riktning, teamkänsla, kunskap?
Format — Fysiskt på plats, digitalt via Teams/Zoom, eller hybrid?
Målgrupp — Alla medarbetare, en avdelning, projektgruppen?
Svaren styr vilka funktioner du behöver. Ett endagarsevent med 30 personer kräver annat än en tvådagars kickoff med 200 deltagare, parallella workshops och middag.
Digitala och hybrida kickoffs har blivit vanligare — särskilt för organisationer med distansarbetare. Med Din Kurs hanterar du anmälan och uppföljning likadant oavsett format. Skillnaden är att du skickar en möteslänk istället för en vägbeskrivning i bekräftelsemejlet.
Bjud in och hantera anmälan
Med Din Kurs deltagarhanteringssystem sätter du upp anmälan på minuter:
Anmälningsformulär — med egna frågor för t.ex. specialkost, T-shirt-storlek eller val av workshop
Maxantal platser — sätt tak per tillfälle och aktivera väntelista vid fullt
Bädda in på intranätet — iframe-formuläret kan läggas direkt på er sajt så att medarbetaren inte lämnar er webb
Intresselista — samla intresse först och konvertera till anmälan när programmet är klart
Bekräftelsemejl skickas automatiskt med datum, tid, plats och eventuell biljett. Du kan även schemalägga SMS-påminnelser dagen innan för att minska no-shows.
Skicka inbjudan via mejl, intranät eller Din Kurs nyhetsbrev för att nå alla på en gång.
Workshops, passval och logistik
Större kickoffs har ofta parallella spår — workshops, seminarier eller aktiviteter som deltagaren väljer vid anmälan. Din Kurs hanterar det med:
Egna frågor med platstak — "Välj workshop" som rullista med max antal per alternativ
Tidsbokning — fördela tider eller resurser (t.ex. 1-till-1-samtal med chef)
Platsbokning — deltagaren väljer sittplats i en salongskarta
Logistiklistor — ta ut anpassade listor för kök (specialkost), hotell (rumsfördelning) eller workshopledare (deltagarnamn per pass)
Om du behöver beställa mat till kickoffen kan du använda cateringfunktionen för att samla beställningar direkt vid anmälan.
Betalning — när kickoffen kostar
Interna kickoffs är ofta kostnadsfria för deltagaren, men ibland tar arrangören betalt — för middag, aktivitet eller extern lokal. Din Kurs stödjer:
Kort och Swish — betalt direkt vid anmälan
Faktura — med automatisk bevakning och påminnelser via Finqr
Delbetalning — ta en del vid anmälan, resten via faktura senare
Värdebevis — sälj presentkort eller klippkort som kan användas som betalning
Utbetalningar till dig som arrangör sker veckovis med tydligt underlag. Se alla betalningsmetoder i Din Kurs.
Incheckning och genomförande
På eventdagen checkar du in deltagare med QR-scanning — biljetten finns i bekräftelsemejlet och skannas med mobilen vid entrén. Flera enheter kan användas samtidigt, och du ser live vem som checkat in.
Under kickoffen kan du följa statistik i realtid: hur många har kommit, vilka workshops är fulla, vilka har inte dykt upp.
Följ upp efter kickoffen
Uppföljningen är det som skiljer en bra kickoff från en riktigt bra. Med Din Kurs kan du:
Skicka enkät — automatiskt samma dag eller dagen efter, med skalor (1–5), ja/nej och fritext. Systemet skickar upp till tre påminnelser till dem som inte svarat.
Mäta NPS — Net Promoter Score ger ett snabbt nöjdhetsvärde du kan jämföra mellan kickoffs
Skicka intyg — om kickoffen innehöll utbildningsmoment kan du skapa diplom och skicka automatiskt
Exportera data — Excel-export av deltagarlista, betalningar och enkätsvar
Läs mer i vår artikel om vad du bör göra efter eventet.
Vanliga frågor
Hur lång tid tar det att sätta upp anmälan för en kickoff i Din Kurs?
Cirka 15 minuter. Du skapar evenemanget, lägger till frågor och betalmetoder, och delar sedan länken. Här är en steg-för-steg-guide.
Kan vi ha parallella workshops med platsbegränsning?
Ja. Använd egna frågor med rullista och platstak per alternativ. Deltagaren väljer workshop vid anmälan och ser i realtid vilka som har platser kvar.
Fungerar Din Kurs för digitala eller hybrida kickoffs?
Ja. Anmälan, betalning och uppföljning fungerar likadant oavsett format. Du anpassar bekräftelsemejlet med möteslänk istället för adress.
Hur samlar vi in specialkost och andra logistikuppgifter?
Lägg till egna frågor i anmälningsformuläret — t.ex. rullista för kostval eller fritext för allergier. Ta sedan ut anpassade listor för köket med ett klick.
Kan vi skicka enkät efter kickoffen?
Ja. Enkäten skickas automatiskt efter eventet med upp till tre påminnelser. Du kan mäta med skalor, ja/nej, fritext och NPS.
Vill du se hur Din Kurs kan användas för er kickoff? Se alla funktioner eller kontakta oss för en personlig genomgång.