Checklista för eventplanering — från idé till genomförande

Planera eventet från början till slut

Att planera ett event innebär att hålla ihop många delar samtidigt: innehåll, lokal, deltagare, anmälningar, betalningar, information och uppföljning.

Hur mycket som behöver förberedas beror på typen av arrangemang. En mindre workshop kan vara enkel att administrera, medan en kurs, konferens eller ett event med flera biljettalternativ kan kräva betydligt mer planering.

Den här checklistan hjälper dig att gå igenom de viktigaste delarna, från den första planeringen till uppföljningen efter eventet. Använd de delar som passar ert arrangemang och hoppa över resten.

1. Börja med syftet och ramarna

Innan du öppnar anmälan behöver grunden vara tydlig. Det gör resten av planeringen enklare och minskar risken att information behöver ändras när deltagarna redan har börjat anmäla sig.

Bestäm vad ni ska genomföra

• Vad är syftet med eventet?

• Vilka deltagare riktar ni er till?

• Vad ska deltagarna få med sig från arrangemanget?

• Är det ett enstaka event eller något som ska återkomma?

• Hur ska ni följa upp om arrangemanget gav det resultat ni ville ha?

Sätt de praktiska ramarna

• Datum, starttid och sluttid

• Fysisk plats, digitalt arrangemang eller en kombination

• Hur många deltagare ni kan ta emot

• Pris och vilka betalningsalternativ som ska erbjudas

• Villkor för anmälan, avbokning och eventuell återbetalning

Fundera också tidigt på om deltagarna ska kunna välja mellan olika alternativ, exempelvis biljettyper, seminarier, måltider eller andra tillval. Sådant är enklare att bygga in från början än att samla in i efterhand.

2. Planera anmälan och deltagarhanteringen

När grunden är klar kan du sätta upp anmälan. Målet är att samla in den information ni faktiskt behöver och samtidigt göra anmälan enkel för deltagaren.

Bestäm vilka uppgifter ni behöver

• Namn och kontaktuppgifter

• Företag eller organisation om det är relevant

• Faktureringsuppgifter om deltagaren ska kunna välja faktura

• Specialkost, tillgänglighetsbehov eller andra praktiska uppgifter

• Eventuella val av biljett, pass, aktivitet eller tillägg

Undvik att fråga efter information som ni inte behöver. Ett kortare och tydligare formulär gör det enklare både för deltagaren och för den som senare ska arbeta med deltagaruppgifterna.

Sätt upp anmälningsflödet

Med Din Kurs kan ni bland annat skapa anpassade anmälningsformulär, samla deltagarna i en gemensam deltagarlista och ta emot betalning med kort, Swish eller faktura.

Bekräftelsen efter anmälan är också viktig. Där kan deltagaren få den information som behövs direkt efter bokningen, exempelvis datum, plats, betalningsinformation och praktiska instruktioner.

Läs mer om bekräftelsemejl efter anmälan och deltagarhantering i Din Kurs.

Tänk igenom kapacitet och väntelista

Om antalet platser är begränsat bör maxantalet vara satt innan anmälan öppnar. För arrangemang där platser ofta blir fullbokade kan en väntelista göra det enklare att hålla ordning på personer som vill delta om någon annan lämnar återbud.

3. Förbered lokal, innehåll och praktiska detaljer

När anmälan är på plats behöver resten av deltagarens upplevelse fungera runt omkring den.

• Boka lokal och kontrollera kapacitet och tillgänglighet

• Boka föreläsare, kursledare eller andra medverkande

• Planera schema, pauser och eventuell mat och dryck

• Kontrollera projektor, ljud, mikrofoner, internet och annan teknik

• Planera skyltning, garderob, registrering och andra praktiska delar på plats

Behöver ni information om exempelvis specialkost kan den samlas in som en fråga direkt i anmälningsformuläret. Då hamnar uppgifterna tillsammans med övrig deltagarinformation istället för i separata mejl eller listor.

Visa anmälan där deltagarna finns

Anmälan bör vara lätt att hitta från den sida där ni beskriver eventet. Med Din Kurs kan anmälningsformulär och listor över aktuella arrangemang bäddas in på er egen webbplats.

Om arrangemanget använder biljetter kan ni också skapa och skicka digitala biljetter till deltagarna.

4. Öppna anmälan och informera målgruppen

När anmälan är öppen behöver deltagaren snabbt kunna förstå vad arrangemanget gäller och vad som ingår.

Kontrollera att informationen svarar på de vanligaste frågorna:

• Vad är det för arrangemang och vem passar det för?

• När och var genomförs det?

• Vad kostar det och vad ingår?

• När stänger anmälan?

• Vad gäller vid ändring eller avbokning?

Använd sedan de kanaler som passar målgruppen. Det kan exempelvis vara den egna webbplatsen, nyhetsbrev, sociala medier eller samarbetspartners.

Om ni vill använda olika erbjudanden kan rabattkoder användas för exempelvis utvalda målgrupper eller kampanjer.

5. Gå igenom allt inför eventet

När eventet närmar sig är det dags att kontrollera att deltagarlistan och de praktiska delarna stämmer.

• Kontrollera hur många som är anmälda och hur många platser som finns kvar

• Kontrollera betalstatus och följ vid behov upp obetalda fakturor

• Skicka praktisk information till deltagarna via e-post eller SMS

• Förbered namnbrickor, deltagarlistor eller digital incheckning

• Testa lokal, teknik och eventuella presentationer

Informationen inför eventet kan exempelvis innehålla adress, tider, parkering, kollektivtrafik, schema, vad deltagaren behöver ta med sig och vem de ska kontakta vid frågor.

Om ni använder biljetter med QR-kod kan ni förbereda digital incheckning. Det ger en löpande överblick över vilka deltagare som har kommit och vilka som återstår.

6. Under eventet

På eventdagen handlar mycket om att göra det enkelt för deltagarna att hitta rätt och komma igång.

• Kontrollera lokalen och tekniken innan deltagarna kommer

• Ha en tydlig plats för registrering eller incheckning

• Informera om dagens upplägg och viktiga praktiska detaljer

• Notera närvaro om ni behöver den för statistik, uppföljning eller intyg

• Ha en plan för sena deltagare, återbud och andra ändringar

Om ni fotograferar under eventet

Bestäm i förväg hur fotografier och filmer ska användas och informera deltagarna om fotograferingen. Om personer går att identifiera behöver ni också säkerställa att ni har rättslig grund för hur materialet behandlas och publiceras.

7. Följ upp efter eventet

När eventet är avslutat finns fortfarande några saker som är värda att göra medan arrangemanget är färskt i minnet.

• Skicka en utvärdering till deltagarna

• Skicka intyg eller diplom om arrangemanget kräver det

• Gå igenom närvaro, återbud och personer som inte kom

• Sammanställ ekonomi och deltagaruppgifter

• Dokumentera vad ni vill behålla eller ändra till nästa gång

Vill ni mäta deltagarnas vilja att rekommendera arrangemanget kan ni använda NPS som en del av utvärderingen.

Deltagaruppgifter kan också exporteras till Excel för exempelvis rapportering, redovisning eller vidare uppföljning.

Checklista i korthet

• Planera: bestäm syfte, målgrupp, datum, plats, pris och kapacitet

• Anmälan: skapa formulär, betalning, bekräftelse och eventuell väntelista

• Förbered: lokal, teknik, innehåll, mat och praktisk information

• Genomför: checka in deltagare och håll ordning på närvaron

• Följ upp: utvärdera, skicka eventuella intyg och dokumentera lärdomar

Vanliga frågor om eventplanering

Hur tidigt behöver man börja planera ett event?

Det beror på arrangemanget. Lokal, medverkande, antal deltagare, biljettupplägg och andra praktiska delar påverkar hur lång framförhållning som behövs. Ett enkelt arrangemang kan planeras relativt nära inpå, medan ett event med flera delar kan behöva betydligt längre förberedelser.

Vad behöver vara klart innan anmälan öppnar?

Deltagaren bör åtminstone kunna få tydlig information om vad arrangemanget gäller, datum och tid, plats, pris, vad som ingår och vilka villkor som gäller. Det bör också vara bestämt vilka uppgifter deltagaren behöver lämna vid anmälan.

Behöver man använda biljetter?

Nej. Biljetter passar framför allt när ni behöver identifiera deltagare vid entrén eller vill använda QR-kod för incheckning. För andra arrangemang kan en vanlig deltagarlista vara fullt tillräcklig.

Ska man använda digital eller manuell incheckning?

Det beror på hur eventet är upplagt. En deltagarlista kan fungera bra när ni vill pricka av personer manuellt. Digital incheckning med QR-kod passar när ni använder biljetter och vill kunna se incheckningen löpande i systemet.

Hur skickar man information till deltagarna före eventet?

I Din Kurs kan ni skicka information via e-post, nyhetsbrev eller SMS till alla eller utvalda deltagare. Det kan användas för exempelvis praktisk information, ändrade tider eller annan information inför arrangemanget.

Fungerar checklistan både för kurser, konferenser och andra event?

Ja, grunddelarna är ofta desamma: planering, anmälan, deltagarhantering, genomförande och uppföljning. Vilka delar ni behöver använda beror däremot på typen av arrangemang. För kurser och återkommande arrangemang kan samma upplägg ofta återanvändas till flera tillfällen.

Samla deltagarhanteringen på ett ställe

Det går att planera ett event med separata formulär, kalkylblad, mejl och betalningslösningar. Ju fler deltagare och moment som tillkommer, desto mer information behöver då hållas ihop manuellt.

Med Din Kurs kan ni samla anmälningar, deltagaruppgifter, betalningar, biljetter, incheckning och uppföljning i samma deltagarhanteringssystem.

Se priser för Din Kurs eller kontakta oss om ni vill se hur systemet kan användas för era kurser och event.