Checklista för eventplanering — från idé till genomförande

Av Fredrik Jacobsson · Senast uppdaterad:

Varför behöver du en checklista?

Att planera event — oavsett om det gäller en kurs, en konferens eller en workshop — innebär många parallella delar. Utan en strukturerad plan är det lätt att missa viktiga steg som påverkar deltagarupplevelsen.

Den här checklistan hjälper dig planera steg för steg, från första idén till uppföljning efter eventet. Använd den som mall och anpassa efter dina behov.

Fas 1: Planering (8–12 veckor innan)

Definiera syfte och mål

  • Vad är syftet med eventet? (utbildning, nätverkande, lansering, teambuilding)

  • Vilken målgrupp riktar ni er till?

  • Vad ska deltagarna ta med sig? (ny kunskap, kontakter, certifiering)

  • Hur mäter ni framgång? (antal deltagare, utvärderingsbetyg, leads)

Sätt ramarna

  • Budget — vad kostar lokal, mat, talare, teknik, marknadsföring?

  • Datum och tid — undvik helgdagar, sommar, konkurrentevent

  • Format — fysiskt, digitalt eller hybrid?

  • Antal platser — maxantal inklusive buffert

Litet event (under 50 deltagare) — enklare logistik, ofta bara anmälan och bekräftelse. Du klarar dig med ett anmälningsformulär och automatisk bekräftelse.
Stort event (100+ deltagare) — kräver biljetter, passval, incheckning, logistiklistor och betalningsuppföljning. Planera 12 veckor istället för 8.

Välj verktyg för deltagarhantering

Sätt upp anmälningssystemet tidigt. Med Din Kurs får du:

  • Anmälningsformulär med anpassade fält

  • Automatiska bekräftelsemail

  • Betalning direkt vid anmälan (Swish, kort, faktura)

  • Deltagarlistor med realtidsstatus

Läs mer: Hur skapar man ett event — komplett guide

Fas 2: Lokal och logistik (6–8 veckor innan)

  • Boka lokal — kontrollera kapacitet, teknik, tillgänglighet

  • Boka talare, föreläsare eller workshopledare

  • Planera mat och dryck — samla kostval direkt vid anmälan med cateringfunktionen

  • Boka teknik: projektor, mikrofon, wifi, kamera (om hybrid)

  • Skapa event-sida i er egen hemsida via iframe eller på Din Kurs

  • Sätt upp biljetter/prisklasser om det behövs

Fas 3: Marknadsföring (4–6 veckor innan)

  • Publicera event-sidan med all information

  • Skicka inbjudan via nyhetsbrev

  • Dela i sociala medier — minst 3 gånger (publicering, påminnelse, sista chansen)

  • Kontakta branschmedier eller samarbetspartners

  • Aktivera early bird-pris eller rabattkoder om tillämpligt

  • Sätt upp automatisk påminnelse till anmälda

Fas 4: Förberedelser (1–2 veckor innan)

  • Gå igenom deltagarlistan — hur många har anmält sig? Behövs extra marknadsföring?

  • Skicka påminnelse-mail till anmälda med praktisk info (vägbeskrivning, parkering, schema)

  • Kontrollera betalstatus — följ upp obetalda fakturor

  • Förbered namnbrickor eller deltagarlistor för incheckning

  • Testa tekniken i lokalen (presentationer, ljud, video)

  • Skriv ut backup-deltagarlista

  • Förbered utvärderingsformulär

Fas 5: Eventdagen

  • Var på plats minst 1 timme före start

  • Checka in deltagare — använd digital incheckning för snabbhet

  • Välkomna deltagarna — presentera schema och praktisk info

  • Dokumentera med foto (fråga om samtycke)

  • Samla in kontaktuppgifter för uppföljning (om inte redan gjort vid anmälan)

Fas 6: Efter eventet (1–7 dagar efter)

  • Skicka utvärdering till alla deltagare (helst inom 24 timmar)

  • Skicka intyg eller diplom om tillämpligt

  • Analysera utvärderingsresultaten — använd NPS för att mäta rekommendationsvilja

  • Följ upp no-shows — vad kan förbättras?

  • Sammanställ ekonomiskt resultat — exportera data och statistik till Excel

  • Dokumentera lärdomar inför nästa event

  • Publicera eventhöjdpunkter i sociala medier

  • Planera nästa event baserat på feedback

Ladda ner checklistan

Vill du ha checklistan som PDF? Kontakta oss så skickar vi den till dig.

Vanliga frågor

Hur tidigt bör man börja planera ett event?

Räkna med 8–12 veckor för ett event med 50+ deltagare. Mindre event (under 30 personer) kan planeras på 4–6 veckor. Ju tidigare du öppnar anmälan, desto fler har möjlighet att boka in sig.

Vad är det vanligaste misstaget vid eventplanering?

Att skjuta upp anmälningssystemet till sist. Sätt upp anmälan tidigt så att du kan börja marknadsföra direkt — och har realtidsdata på hur många som anmält sig.

Ska man använda digital eller manuell incheckning?

Digital incheckning med QR-scanning är snabbare och ger dig realtidsstatistik. Vid event med 50+ deltagare sparar det märkbar tid jämfört med papperslistor.

Hur följer man upp efter eventet?

Skicka en enkät inom 24 timmar — medan upplevelsen är färsk. Mät med NPS och jämför resultatet med tidigare event. Skicka diplom om det var en utbildning.

Fungerar checklistan för både kurser och konferenser?

Ja. Stegen är desamma oavsett typ av event. För kurser med återkommande tillfällen kan du kopiera upplägget som mall och återanvända det.

Sammanfattning

En bra eventplanering börjar 8–12 veckor innan och fortsätter minst en vecka efter. De mest framgångsrika arrangörerna automatiserar anmälan, betalning och uppföljning — och lägger sin tid på innehåll och deltagarupplevelse istället.

Med Din Kurs hanteras anmälan, betalning, incheckning, utvärdering och intyg i ett och samma system. Se priser eller kontakta oss för att komma igång.