Fakturera deltagare — komplett guide för kurs- och eventarrangörer

Utmaningen med att fakturera kursdeltagare

Att ta betalt av deltagare borde vara enkelt, men i praktiken innebär det ofta manuellt arbete. Du behöver hålla koll på vem som anmält sig, skicka faktura, följa upp betalning och hantera avbokningar.
Många arrangörer lägger timmar varje vecka på administration som kan automatiseras.

Vanliga betalmetoder för kurser och event

Faktura

Den vanligaste betalmetoden för B2B-kurser i Sverige. Företag och organisationer föredrar oftast faktura eftersom:

• Det passar deras interna inköpsprocesser

• De kan bokföra kostnaden korrekt

• De kan ange PO-nummer och referens

Nackdelen: Fakturering kräver uppföljning. Betalningsvillkor är vanligen 30 dagar, och sen betalning är vanligt. Utan automatisering innebär det manuella påminnelser och bevakning.
Med Finqr fakturabevakning sköts detta automatiskt.

Swish

Populärt bland privatpersoner och för mindre belopp. Pengarna kommer direkt, och det är enkelt för deltagaren.
Som arrangör aktiverar du bara Swish per anmälningsformulär. Din Kurs har en färdig Swish-lösning som alla arrangörer kan använda direkt, utan eget Swish-avtal.

Kortbetalning

Betalning med Visa eller Mastercard fungerar bra för både privatpersoner och företag. Det är snabbt och säkert, och precis som med Swish är det bara att aktivera per anmälningsformulär.
Du behöver inget eget kortavtal, utan använder Din Kurs färdiga kortlösning.

Epassi och friskvårdsbidrag

Om du erbjuder friskvårdskurser kan deltagare betala med Epassi eller andra förmånssystem. Läs mer om hur Epassi fungerar i Din Kurs.

Se alla betalningsmetoder i Din Kurs, inklusive e-faktura (GLN och Peppol) för kommuner och myndigheter.

Jämförelse: manuell fakturering mot automatiserad

Så fungerar betalning i Din Kurs

Din Kurs har en färdig Swish- och kortlösning som alla arrangörer kan använda. Betalningarna går via Din Kurs konton, så du behöver varken eget Swish-nummer eller kortavtal.
Utbetalning till dig som arrangör sker en gång i veckan, vanligtvis på onsdagar, och du har pengarna på närmsta bankdag.

Steg 1. Skapa eventet

Du skapar ditt event eller kurs i Din Kurs och anger pris, antal platser och aktiverar de betalmetoder du vill erbjuda: Swish, kort, faktura eller alla tre.
Läs vår steg-för-steg-guide om du är ny.

Steg 2. Deltagaren anmäler sig och väljer betalmetod

I anmälningsformuläret väljer deltagaren mellan faktura, Swish eller kortbetalning. Vid fakturabetalning fyller de i organisationsnummer och fakturareferens.
Formuläret kan bäddas in på er egen webb som iframe.

Steg 3. Fakturan skapas automatiskt

Systemet genererar en faktura baserat på anmälan. Fakturan skickas automatiskt till angiven e-post.

Steg 4. Betalning och uppföljning

Du ser i realtid vilka som betalat och vilka som inte gjort det. Automatiska påminnelser skickas vid förfallodatum.
Läs mer om fakturabevakning med Finqr.

Steg 5. Rapportering

Efter eventet kan du exportera en ekonomisk sammanställning över intäkter, obetalda fakturor och no-shows.
Använd statistikpanelen för att jämföra intäkter mellan event.

Senaste förbättringarna i faktureringen

Faktureringen är ett av de områden vi förbättrat mest den senaste tiden, ofta efter konkreta synpunkter från arrangörer. Fyra saker är värda att känna till:

• Skydd mot dubbelfakturering. Varje vald deltagare kontrolleras mot fakturaregistret i samma ögonblick som fakturorna skapas. Den som redan har en faktura hoppas över automatiskt.

• Varning för dubbelanmälningar. Faktureringsvyn markerar rader där samma namn och e-postadress förekommer flera gånger, så att du ser dem innan du fakturerar.

• Radera flera påminnelser på en gång. Särskilt användbart när du skickar påminnelser utan påminnelseavgift.

• Tryggare radering av fakturor. Bekräftelsen visar mottagarens namn och fakturanummer, så att rätt faktura raderas.

En genomgång av allt som förändrats finns i nya funktioner och förbättringar i Din Kurs.

Viktigt att tänka på vid fakturering

Momshantering

Kontrollera momssatsen för din typ av event:

• Utbildning, oftast momsfri om den uppfyller Skatteverkets krav

• Konferens och event, 25 procent moms

• Kulturellt event, 6 procent moms

Din Kurs låter dig ange momssats per event eller biljettyp.

Avbokningar och återbetalning

Definiera tydliga avbokningsvillkor. Vanliga modeller:

• Gratis avbokning fram till ett visst antal dagar före

• 50 procent återbetalning vid sen avbokning

• Ingen återbetalning vid utebliven närvaro

Systemet hanterar kreditering och uppdaterar deltagaröversikten automatiskt.

F-skattsedel och enskild firma

Driver du kurser som enskild firma behöver du F-skatt för att kunna fakturera. Verksamt.se har mer information om kraven.

Kombinera betalsätt för bästa resultat

Erbjud flera betalmetoder för att nå fler deltagare:

• Företagskunder: faktura med organisationsnummer

• Privatpersoner: Swish eller kort

• Friskvård: Epassi

• Dyra event: delbetalning, ta en del vid anmälan och resten via faktura

Med Din Kurs kan deltagaren välja betalmetod direkt i anmälningsformuläret, så du behöver inte hantera det manuellt.
Vill du styra priserna ytterligare? Läs om rabattkoder och kampanjspårning eller mängdrabatt vid gruppanmälan.

Vanliga frågor

Hur skapar jag en faktura i Din Kurs?

Du skapar ingen faktura manuellt. När deltagaren väljer faktura som betalmetod vid anmälan genererar systemet fakturan automatiskt och skickar den till angiven e-post. Du ser betalstatus i realtid.

Vilken momssats gäller för kurser?

Utbildning som uppfyller Skatteverkets krav är oftast momsfri. Konferenser och event har 25 procent moms, kulturella event 6 procent.
Du anger momssats per event eller biljettyp i Din Kurs.

Vad händer om en deltagare inte betalar fakturan?

Din Kurs fakturabevakning via Finqr skickar automatiska påminnelser vid förfallodatum.
Du ser direkt i systemet vilka fakturor som är obetalda och kan agera vid behov.

Kan en deltagare få två fakturor av misstag?

Nej. Systemet kontrollerar varje vald deltagare i samma ögonblick som fakturorna skapas, och hoppar över den som redan har en faktura. Efteråt ser du vilka rader som hoppades över och varför.
Läs mer i nya funktioner och förbättringar i Din Kurs.

Kan deltagaren betala med Swish eller kort istället för faktura?

Ja. Du aktiverar de betalmetoder du vill erbjuda per event: Swish, kort, faktura eller alla tre. Deltagaren väljer själv i anmälningsformuläret.
Se alla betalningsmetoder.

Behöver jag eget Swish-nummer eller kortavtal?

Nej. Din Kurs har en färdig Swish- och kortlösning som alla arrangörer kan använda. Utbetalning till dig sker veckovis med tydligt underlag för bokföringen.

Kom igång med automatiserad fakturering

Sluta jaga fakturor manuellt. Med Din Kurs automatiseras hela flödet, från anmälan till betalning och uppföljning.

Se priser och abonnemang eller kontakta oss för att prata om just dina behov.