Dubbletter i deltagarlistan? Så hjälper Din Kurs er att undvika fel

Har ni problem med att samma deltagare dyker upp flera gånger i deltagarlistan?

En dubblett kan ge fel antal lediga platser, skapa onödiga kontroller och i värsta fall leda till att samma deltagare faktureras två gånger. Därför kontrollerar Din Kurs möjliga dubbletter vid flera delar av deltagarhanteringen.

Kontrollen fungerar olika beroende på vad ni gör:

• Före fakturering markeras möjliga dubbelanmälningar så att ni själva kan granska dem.

• Vid kopiering hoppas deltagare som redan finns på målevenemanget över, och resultatet visas efteråt.

• När fakturor skapas hoppas deltagare som redan har en faktura för samma anmälan över, och ni får en sammanställning.

Så kan dubbletter uppstå

En deltagare kan skicka in samma anmälan flera gånger, till exempel om bekräftelsen inte syns direkt eller om sidan laddas om. Samma namn och e-postadress kan då förekomma flera gånger i samma evenemang.

Dubbletter kan också uppstå när ni kopierar deltagare till en fortsättningskurs eller ett nytt evenemang. Om någon redan har anmält sig till målevenemanget ska personen inte läggas till en gång till.

En annan risk uppstår när fakturor skapas från en vy som varit öppen samtidigt som en deltagare redan har fått en faktura automatiskt. Då behöver systemet kontrollera det aktuella fakturaregistret innan en ny faktura skapas.

Varning för möjliga dubbelanmälningar

I faktureringsvyn markerar Din Kurs rader där samma e-postadress, förnamn och efternamn förekommer flera gånger i ett evenemang. Raderna blir gula och får en varningssymbol, så att ni ser vilka anmälningar som behöver granskas innan ni fakturerar.

Varningen är ett beslutsstöd. Ingenting blockeras eller raderas automatiskt i det här steget. Ni avgör själva om det är en verklig dubblett eller två separata anmälningar.

Två personer kan använda samma e-postadress utan att vara samma deltagare. Det kan till exempel vara en förälder som anmäler flera barn eller en ansvarig som anmäler flera kollegor. Därför visas varningen bara när både namn och e-postadress stämmer överens.

Läs mer om varningen för dubbelanmälningar.

Dubblettkontroll när ni kopierar deltagare

När ni kopierar sökta deltagare till ett evenemang jämför Din Kurs e-postadress, förnamn och efternamn mot deltagarna som redan finns där.

Deltagare som redan finns på målevenemanget kopieras inte en gång till. Efteråt visas hur många som kopierades och, vid behov, vilka som hoppades över. Ni slipper jämföra två deltagarlistor manuellt.

Deltagare som saknar e-postadress kopieras alltid, eftersom de inte kan identifieras säkert som dubbletter.

Funktionen passar till exempel när ni öppnar en fortsättningskurs, flyttar deltagare från en intresseanmälan eller återanvänder en tidigare sökning.

Läs mer om dubblettkontroll vid kopiering av deltagare.

Skydd mot dubbelfakturering

När fakturor skapas kontrollerar Din Kurs varje vald deltagare mot fakturaregistret. Om deltagaren redan har en aktiv faktura för samma anmälan skapas ingen ny.

Efteråt visas hur många rader som hoppades över samt deltagarens namn, e-postadress och befintliga fakturanummer. Ni kan då se varför fakturan inte skapades en gång till.

Skyddet är alltid aktivt och kräver ingen inställning. Det förändrar inte den befintliga fakturan och tar inte bort deltagaren ur listan.

Läs mer om skyddet mot dubbelfakturering.

Gruppanmälningar hålls ihop

Företag, föreningar och familjer kan anmäla flera deltagare samtidigt. Deltagarna kan då dela kontaktuppgifter eftersom en person fyller i uppgifterna för hela gruppen.

Din Kurs kan flytta en gruppanmälan som en sammanhållen grupp mellan formulär. Det går även att flytta delar av en grupp och sammanföra den igen senare, samtidigt som dubblettskyddet finns kvar.

Läs mer om flytt av gruppanmälningar.

Ni behåller kontrollen

Dubblettkontrollerna minskar risken för fel utan att radera anmälningar på egen hand. I faktureringsvyn granskar ni varningarna själva. Vid kopiering och fakturering kan systemet hoppa över poster som redan finns, men då visas resultatet efteråt.

På så sätt kan ni behålla legitima anmälningar, undvika upprepade registreringar och se vad systemet har gjort.

Support när ni behöver hjälp

Vi hjälper arrangörer att komma igång med formulär, deltagarlistor och betalningsflöden. Svensk support finns via telefon och e-post helgfria vardagar klockan 08.30 till 15.00, med lunchstängt 12.00 till 13.00.

Kontakta Din Kurs support eller boka en kostnadsfri digital genomgång av systemet.

Vanliga frågor om dubbletter i deltagarlistan

Raderas dubbletter automatiskt?
Nej. Möjliga dubbelanmälningar markeras för granskning. Vid kopiering och fakturering kan poster som redan finns hoppas över, och då visas resultatet efteråt.

Kan två deltagare med samma e-postadress finnas i samma evenemang?
Ja. Det kan till exempel vara en förälder som anmäler flera barn eller en ansvarig som anmäler flera kollegor. Därför krävs både samma namn och samma e-postadress för att varningen ska visas.

Vad händer om deltagaren redan har fått en faktura?
När fakturor skapas igen hoppas deltagaren över om det redan finns en aktiv faktura för samma anmälan. Efteråt visas bland annat det befintliga fakturanumret.

Kan vi kopiera deltagare till en fortsättningskurs?
Ja. Deltagare som redan finns på målevenemanget kopieras inte en gång till. Efteråt ser ni vad som kopierades och vad som hoppades över.

Vad händer om en deltagare saknar e-postadress?
Vid kopiering kopieras deltagaren alltid, eftersom personen inte kan identifieras säkert som en dubblett utan e-postadress.

Behöver vi aktivera skyddet?
Nej. Varningen för möjliga dubbelanmälningar visas automatiskt i faktureringsvyn, och skyddet mot dubbelfakturering är alltid aktivt.