Så fungerar bekräftelsemejl i Din Kurs

När någon anmäler sig till en kurs, ett evenemang eller en aktivitet vill personen veta att anmälan har gått fram. Därför skickas ett bekräftelsemejl från Din Kurs.

Bekräftelsemejlet är den automatiska återkopplingen efter en anmälan. Det visar vad anmälan gäller, vilken information som har registrerats och vad deltagaren behöver veta efter att anmälan är gjord.

För deltagaren skapar det tydlighet. För arrangören minskar det många av de vanliga frågorna som annars lätt kommer efter en anmälan.

När skickas bekräftelsemejlet?

Bekräftelsemejlet skickas automatiskt, men tidpunkten beror på om anmälan är kostnadsfri eller om den har en betalning kopplad till sig.

• Vid kostnadsfri anmälan skickas bekräftelsemejlet när anmälan är registrerad.

• Vid faktura som betalningsmetod skickas bekräftelsemejlet när anmälan är registrerad.

• Vid betalning med kort, Swish eller Epassi skickas bekräftelsemejlet när betalningen är godkänd.

Det gör att deltagaren får bekräftelsen vid rätt tillfälle. Antingen när anmälan är mottagen, eller när betalningen är genomförd.

Vem får bekräftelsemejlet?

Bekräftelsemejlet skickas till den person som genomför anmälan.

Om en person anmäler flera deltagare i samma anmälan skickas bekräftelsemejlet till den som gjorde anmälan.
De övriga deltagarna får inte automatiskt varsitt bekräftelsemejl.

Arrangören kan också välja, per anmälningsformulär, om en kopia av bekräftelsemejlet ska skickas till valfri mejladress.

Vad innehåller bekräftelsemejlet?

Bekräftelsemejlet innehåller information om anmälan och det evenemang, den kurs eller aktivitet som deltagaren har anmält sig till. Det kan till exempel innehålla:

• kursens eller evenemangets namn

• datum och tid

• plats

• deltagarens uppgifter

• pris och betalningsinformation

• kontaktuppgifter till arrangören

• uppgifter från anmälningsformuläret

Om arrangören har lagt in egna villkor, avbokningsregler eller annan praktisk information kan även det finnas med i bekräftelsemejlet.

Arrangören kan lägga till egen information

Alla anmälningsformulär kan ha en egen fritext i bekräftelsemejlet. Det innebär att arrangören kan lägga till information som bara gäller för just den kursen, aktiviteten eller det evenemanget. Det kan till exempel vara:

• vad deltagaren ska ta med sig

• portkod, parkering eller vägbeskrivning

• länk till ett digitalt möte

• schema eller praktiska tider

• avbokningsvillkor eller annan viktig information

För en yogaklass kan det handla om att ta med egen matta. För en hundkurs kan det handla om samlingsplats eller särskilda instruktioner. För en utbildning kan det vara lokal, tider och praktisk information inför kursstart.

Layouten på bekräftelsemejlet är densamma, men fritexten kan vara unik för varje anmälningsformulär.

Betalning, faktura och kvitto

Om anmälan har en betalning kopplad till sig kan bekräftelsemejlet innehålla betalningsinformation.

Vid betalning med kort, Swish eller Epassi skickas bekräftelsemejlet när betalningen är godkänd. Arrangören kan välja att bifoga kvitto som PDF.

Vid faktura som betalningsmetod skickas bekräftelsemejlet när anmälan är registrerad. Arrangören kan välja att bifoga faktura som PDF.

Bekräftelsemejlet ska därför inte ses som samma sak i alla lägen. I grunden bekräftar det anmälan. Beroende på arrangörens inställningar och vald betalningsmetod kan faktura eller kvitto bifogas.

Bekräftelsemejl vid reservplats

Om ett evenemang är fullt och deltagaren hamnar på reservplats skickas också ett bekräftelsemejl. I mejlet framgår det att deltagaren är satt på reservplats och att arrangören återkommer om det blir en plats ledig.

Vid reservplats följer inte formulärets fritext med i bekräftelsemejlet. Det är därför bra att arrangören själv kontaktar deltagaren om det finns mer information som är viktig att känna till.

Avregistrering och avbokning

Arrangören kan välja att lägga med en länk i bekräftelsemejlet så att deltagaren själv kan avregistrera sig.

Om deltagaren själv avregistrerar sig görs ingen automatisk återbetalning i systemet. Eventuell återbetalning hanteras manuellt av arrangören.

Arrangören kan också välja att skicka ett mejl när en deltagare avregistreras.

Om deltagaren svarar på bekräftelsemejlet

Varje anmälningsformulär har en egen svarsmailadress. Det innebär att om deltagaren svarar på bekräftelsemejlet går svaret till den ansvariga personen för det aktuella anmälningsformuläret.

Det gör det enklare för arrangören att få frågor till rätt person, särskilt om det finns flera kurser, evenemang eller ansvariga inom samma verksamhet.

Varför kan bekräftelsemejl hamna i skräppost?

Bekräftelsemejl från Din Kurs skickas centralt från Din Kurs Sverige AB via no_reply@dinkurs.se.

Din Kurs hanterar utskicket av bekräftelsemejlen, men mottagarens e-postmiljö kan ändå påverka hur mejlet tas emot. I vissa fall kan ett mejl hamna i skräppost, stoppas av ett filter eller markeras som misstänkt av mottagarens e-postprogram.

Det betyder inte automatiskt att något är fel med anmälan. Det kan handla om inställningar hos mottagaren, säkerhetsfilter, företagsmail, kommunala mailservrar eller hur länkar i mejlet uppfattas.

Så bör du skriva länkar i bekräftelsemejlets fritext

En sak som kan påverka hur ett bekräftelsemejl uppfattas är länkar. Om arrangören lägger in en länk i fritexten är det ofta bättre att skriva ut hela webbadressen tydligt, till exempel:

https://www.exempel.se

Det är bättre än att bara länka ett ord som "klicka här". När webbadressen syns tydligt blir det lättare för mottagaren att förstå vart länken går. Det kan också minska risken att länken uppfattas som otydlig eller misstänkt av mottagarens e-postmiljö.

Vanliga frågor om bekräftelsemejl

Skickas bekräftelsemejlet automatiskt?

Ja. Bekräftelsemejlet skickas automatiskt efter anmälan. Vid kostnadsfri anmälan och faktura skickas det när anmälan är registrerad. Vid betalning med kort, Swish eller Epassi skickas det när betalningen är godkänd.

Får alla deltagare varsitt bekräftelsemejl?

Nej. Bekräftelsemejlet skickas till den person som genomför anmälan. Om en person anmäler flera deltagare i samma anmälan skickas mejlet till den som gjorde anmälan.

Kan arrangören få kopia på bekräftelsemejlet?

Ja. Arrangören kan välja per anmälningsformulär om en kopia av bekräftelsemejlet ska skickas till arrangören.

Kan arrangören ändra texten i bekräftelsemejlet?

Arrangören kan lägga till egen fritext per anmälningsformulär. Layouten är densamma, men fritexten kan anpassas för varje kurs, aktivitet eller evenemang.

Kan bekräftelsemejlet innehålla faktura eller kvitto?

Ja. Beroende på betalningsmetod och arrangörens inställningar kan faktura eller kvitto bifogas som PDF i bekräftelsemejlet.

Är bekräftelsemejlet samma sak som ett kvitto?

Nej, inte alltid. Bekräftelsemejlet bekräftar i första hand anmälan. Om arrangören har valt att bifoga kvitto eller faktura kan det finnas med som PDF i mejlet.

Skickas bekräftelsemejl även vid reservplats?

Ja. Om deltagaren hamnar på reservplats skickas ett bekräftelsemejl där det framgår att deltagaren är satt på reservplats och att arrangören återkommer om en plats blir ledig.

Följer arrangörens fritext med vid reservplats?

Nej. Vid reservplats följer inte formulärets fritext med i bekräftelsemejlet.

Kan deltagaren avregistrera sig via bekräftelsemejlet?

Arrangören kan välja att lägga med en länk för egen avregistrering. Om deltagaren själv avregistrerar sig görs ingen automatisk återbetalning i systemet.
Eventuell återbetalning hanteras manuellt av arrangören.

Varför hamnar bekräftelsemejl ibland i skräppost?

Olika e-postprogram och organisationer har egna säkerhetsfilter. Ett bekräftelsemejl kan därför hanteras olika beroende på mottagarens e-postmiljö.
Det kan till exempel påverkas av spamfilter, säkerhetsinställningar, företagsmail eller hur länkar i mejlet är skrivna.

Vad är SPF, DKIM och DMARC?

SPF, DKIM och DMARC är tekniska inställningar som används för att visa mottagande e-postservrar att ett mejl skickas från en godkänd avsändare och inte är förfalskat.
Enkelt uttryckt handlar det om att mottagarens e-postserver ska kunna kontrollera att mejlet verkligen får skickas från den domän som används som avsändare.

Har Din Kurs SPF, DKIM och DMARC?

Ja. Din Kurs har DNS-inställningar för SPF, DKIM och DMARC kopplade till utskick av bekräftelsemejl.

Garanterar SPF, DKIM och DMARC att mejlet alltid hamnar i inkorgen?

Nej. De tekniska inställningarna hjälper mottagande e-postservrar att bedöma avsändaren, men de garanterar inte att varje mejl alltid hamnar direkt i inkorgen.
Mottagarens egna filter och regler kan fortfarande påverka hur mejlet hanteras.

Vad kan arrangören göra för att minska risken att mejlet uppfattas som misstänkt?

Skriv tydlig information i fritexten. Undvik otydliga länkar som bara säger "klicka här". Skriv hellre ut hela webbadressen så att deltagaren ser vart länken går.

Ett tydligt besked efter anmälan

Bekräftelsemejlet är en liten del av anmälningsflödet, men det gör stor skillnad. Deltagaren får besked om att anmälan är mottagen. Arrangören kan ge viktig information direkt. Och många enkla följdfrågor kan undvikas redan från början.

Det gör bekräftelsemejlet till mer än ett automatiskt mejl. Det är deltagarens första tydliga besked efter anmälan.

Vill du veta mer?

Vill du veta mer om hur Din Kurs fungerar för anmälningar, betalningar och deltagarhantering?
Se alla våra funktioner eller kontakta oss så hjälper vi dig att hitta rätt upplägg för din verksamhet.