Ska du byta deltagarhanteringssystem? Börja med problemen

Ett systembyte börjar inte med en lista över funktioner. Det börjar med frågan: Vad fungerar inte i dag?

Om anmälningar ligger i mejlen, deltagare i Excel och betalningar i ett separat system har du redan flera ställen att kontrollera. Ett nytt deltagarhanteringssystem ska samla de moment som faktiskt tar tid och göra ansvarsfördelningen tydlig.

Vill du först se hela deltagarflödet i Din Kurs? Läs Deltagarhantering för kurser och event, från anmälan till uppföljning.

Börja med de manuella stegen

Skriv ner vad som händer från det att deltagaren vill anmäla sig till dess att du har följt upp arrangemanget. Var kommer anmälan in? Vem skriver in uppgifterna? Var ser du betalningen? Hur skickas bekräftelsen? Var finns listan vid incheckningen?

Om samma uppgift skrivs in flera gånger är det en tydlig signal. Din Kurs låter deltagaren fylla i ett digitalt formulär och samlar uppgifterna direkt i deltagarlistan. Du kan använda egna frågor, prisval, antal, filuppladdning och villkorade frågor.

Ett systembyte ska alltså inte handla om att få fler menyer. Det ska handla om att ta bort onödiga överföringar mellan mejl, kalkylark och andra verktyg.

Ett formulär ska passa arrangemanget

Ett generellt formulär fungerar sällan bra för både en konferens, en familjeaktivitet och en utbildning med särskilda uppgifter. Samtidigt vill du inte bygga flera nästan identiska formulär bara för att frågorna skiljer sig åt.

I Din Kurs kan du lägga till egna frågor och visa eller dölja följdfrågor utifrån tidigare svar. Du bestämmer vilka frågor som gäller och kan återanvända tidigare formulär när ett nytt arrangemang ska publiceras.

Kontrollera därför vid ett systembyte om formuläret kan bäddas in på din webbplats, anpassas efter arrangemanget och återanvändas utan att du behöver börja om.

Läs mer om anmälningssystem och anmälningsformulär.

Anmälan och betalning ska höra ihop

När deltagaren anmäler sig i ett formulär men betalar i en annan tjänst blir betalstatusen svårare att följa. Du behöver kontrollera om platsen är betald, om en faktura har skickats och vad som behöver följas upp.

Din Kurs kopplar betalningen till anmälan. Kort, Swish och faktura kan användas när de är aktiverade för arrangemanget. Det finns även stöd för e-faktura, fakturabevakning via Finqr, Epassi, presentkort, rabattkoder, VIP-koder och delbetalning.

Du ser betalstatusen tillsammans med deltagaruppgifterna. Du som arrangör följer själv upp obetalda fakturor, gör återbetalningar och krediterar fakturor när det behövs.

Läs mer om betalningsmetoder i Din Kurs.

Systemet ska visa vad som har hänt

När en deltagare kopieras, flyttas, faktureras eller ändrar sina uppgifter behöver du kunna se resultatet. Ett system som ändrar utan att visa vad som hände skapar nya kontroller i stället för att ta bort dem.

Din Kurs visar resultatet efter dubblettkontroller och fakturering. Möjliga dubbelanmälningar markeras för granskning. Deltagare som redan finns vid kopiering hoppas över och en aktiv faktura skapas inte en gång till.

Du behåller beslutet om legitima undantag, samtidigt som systemet tar hand om jämförelsen mot befintliga deltagare och fakturor.

Se fördjupningen om dubbletter i deltagarlistan.

Kapacitet ska gå att styra

När platser, väntelista och antal deltagare hanteras manuellt blir det svårt att svara säkert på hur många platser som finns kvar. Ett systembyte ska ge dig bättre kontroll över kapaciteten.

I Din Kurs kan du ange antal platser, sista anmälningsdag och gräns för antal deltagare per anmälan. Fast antal deltagare passar när bokningen alltid ska gälla exempelvis ett par, en familj eller ett lag. När arrangemanget är fullt kan väntelistan samla fortsatt intresse.

Uppflyttning från väntelistan gör du manuellt. Du kan först kontrollera att personen kan delta och därefter avgöra vem som får platsen.

Kommunikationen ska följa anmälan

Efter anmälan vill deltagaren veta att uppgifterna har registrerats, vad som ska hända härnäst och var arrangemanget äger rum. När samma besked skickas manuellt blir arbetet både långsamt och ojämnt.

Din Kurs skickar bekräftelser med informationen du anger. Vid kort, Swish och Epassi skickas bekräftelsen när betalningen är godkänd. Vid faktura skickas den när anmälan registreras, eftersom fakturan betalas separat. Biljetter, kvitton och påminnelser kan användas i det flöde som passar arrangemanget.

Du bestämmer vad som ska skickas och när. Systemet samlar informationen kring anmälan så att du inte behöver besvara samma praktiska fråga flera gånger.

Bytet ska fungera även vid själva evenemanget

Om du fortfarande behöver skriva ut en deltagarlista och bocka av varje person vid dörren har systembytet inte löst hela arbetsflödet.

Din Kurs kan skicka digitala biljetter med QR-kod. Vid incheckning checkas biljetten av i biljettskanningsappen. Det är biljetten som prickas av, inte en generell deltagarlista.

Före ett byte ska du kontrollera att biljett- och incheckningsflödet passar arrangemangets storlek och hur entrén faktiskt fungerar.

Läs mer om QR-kod och incheckning.

Uppföljningen ska finnas kvar efter arrangemanget

Deltagarhantering slutar inte när kursen eller eventet är genomfört. Du behöver kanske skicka intyg, samla återkoppling, exportera deltagarlistan och planera nästa aktivitet.

Din Kurs har stöd för enkäter, NPS, diplom, intyg, nyhetsbrev, statistik och Excel-export. Branding kan även omfatta SIE-export. Du väljer de delar som behövs för din verksamhet.

Uppföljningen är kopplad till arrangemanget och deltagarna. Du får underlag inför nästa kurs i stället för att börja om med en ny lista.

Pris och avtal ska vara begripliga

Din första tolvmånadersperiod räknas från den dag kontot skapades. Arrangemang 1 till 25 kostar 249 kronor per arrangemang, där de första 20 deltagarna ingår. Därefter kostar det 5 kronor per deltagare.

Från och med arrangemang 26 inom samma tolvmånadersperiod utgår formulärkostnaden på 249 kronor. Då betalar du endast 5 kronor per deltagare från deltagare 1. När perioden är slut nollställs räkningen.

Standardupplägget har ingen fast månadsavgift och ingen bestämd bindningstid. Avtalet löper tills vidare med en ömsesidig uppsägningstid på en månad. Priser och villkor kan ändras, så läs alltid aktuell prisinformation och allmänna villkor.

Använd kostnadskalkylatorn för att räkna på din verksamhet.

Det här ingår när du kommer igång

Vi hjälper dig utan extra kostnad att komma igång med anmälningsformulär, egna frågor, fakturamall och integrering på din webbplats. Du kan också boka en kostnadsfri digital genomgång via Teams.

Supporten finns via e-post, telefon och Teams-möte. Det finns ingen chattsupport. Du sköter dina arrangemang, medan vi driver och utvecklar systemet.

Ett enkelt sätt att avgöra om du behöver byta

Ett systembyte är motiverat när ditt nuvarande arbetssätt gör att du upprepar samma registrering, letar efter betalstatus eller saknar en samlad bild av deltagarna.

Din Kurs samlar anmälan, deltagaruppgifter, betalning, kommunikation och uppföljning. Börja med det moment som tar mest tid och bygg vidare därifrån.

Vanliga frågor inför ett systembyte

Kan jag byta utan att bygga om alla formulär från början?

Du kan bygga nya formulär och återanvända upplägg i Din Kurs. Har du redan deltagare i andra listor kan de importeras från CSV eller Excel. Vi hjälper dig att bedöma hur ditt nuvarande upplägg ska flyttas.

Måste alla betalningar ske online?

Nej. Du väljer vilka betalningsmetoder som ska vara aktiva för arrangemanget. Kort, Swish och faktura stöds, och andra alternativ finns för upplägg där de behövs.

Vem ansvarar för priser, återbetalningar och deltagaruppgifter?

Du ansvarar för dina arrangemang. Du väljer priser, frågor, platser och utskick, gör återbetalningar och krediterar fakturor. Vi driver systemet och utvecklar funktionerna.

Kan vi börja med ett enda arrangemang?

Ja. Du kan börja med ett arrangemang och använda de funktioner som löser ditt viktigaste problem. Vi hjälper dig att sätta upp formuläret och betalningsflödet.

Hur kommer jag vidare?

Boka en kostnadsfri digital genomgång så går vi igenom ditt upplägg. Du kan också se funktionerna, räkna på kostnaden eller skapa ett konto.