Deltagarhantering för kurser och event, från anmälan till uppföljning

Hanterar du anmälningar i mejlen, deltagare i Excel och betalningar i ett separat system? Då har vi ett system för dig. Din Kurs samlar anmälningar, deltagaruppgifter, betalningar, kommunikation och uppföljning i ett onlinebaserat deltagarhanteringssystem.

Du får bättre kontroll från den första anmälan till det genomförda evenemanget. Deltagarna kan anmäla sig själva, formuläret kan bäddas in på din webbplats och uppgifterna samlas direkt i systemet.

Vad är ett deltagarhanteringssystem?

Ett deltagarhanteringssystem samlar de delar som annars ofta hamnar på olika platser: anmälningsformulär, deltagarlista, betalstatus, bekräftelser, biljetter och uppföljning. Din Kurs är byggt för kursarrangörer, utbildningsföretag och eventarrangörer som vill hantera hela flödet online.

Det betyder inte att arrangören lämnar över alla beslut till systemet. Du bestämmer vilka frågor som ska ställas, vilka priser som gäller, hur många platser som finns och vilken information deltagarna ska få. Vi samlar sedan uppgifterna så att du slipper flytta samma information mellan inkorg, kalkylark och separata betaltjänster.

Din Kurs passar bland annat kurser, utbildningar, konferenser, möten, tävlingar, pass, återkommande aktiviteter, föreningsarrangemang och intern utbildning. Se alla funktioner i Din Kurs för en samlad överblick.

Sitter du fortfarande med anmälningar i mejlen och deltagarna i Excel?

När en anmälan kommer via mejl behöver du läsa meddelandet, kontrollera att uppgifterna är kompletta och skriva in dem i en deltagarlista. Nästa anmälan kräver samma arbete. När någon ändrar sina uppgifter behöver du dessutom hitta rätt rad och komma ihåg vilka andra dokument som ska uppdateras.

Det problemet löser vi med ett digitalt anmälningsformulär. Deltagaren fyller i sina uppgifter själv och anmälan hamnar direkt i Din Kurs. Du ser deltagarna samlade i admin och kan redigera uppgifter manuellt när ett undantag behöver hanteras.

Formuläret kan innehålla egna frågor, rullistor, kryssrutor, datum, prisval, antal och filuppladdning. Du kan också importera deltagare från fil och exportera deltagardata till Excel när informationen ska användas i ett annat sammanhang.

Resultatet är en samlad deltagarlista från början. Du slipper skriva av varje anmälan och får bättre kontroll över vilka uppgifter som faktiskt kommit in.

Läs mer om anmälningssystem och anmälningsformulär.

Har du informationen på hemsidan men tar emot anmälningarna någon annanstans?

Ett vanligt problem är att arrangören beskriver kursen på sin egen webbplats men skickar deltagaren till ett annat formulär, en extern marknadsplats eller en mejladress för själva anmälan. Då blir flödet splittrat och deltagaren behöver förstå var informationen slutar och bokningen börjar.

Med Din Kurs kan du bädda in anmälningsformuläret på din egen webbplats. Du kan också styra vilka formulär som visas på olika sidor och återanvända tidigare upplägg när en ny kurs eller ett nytt datum ska publiceras.

Deltagaren går från information till anmälan på samma webbplats. Du får deltagaruppgifterna i samma system som betalningen och uppföljningen.

Se hur du kan integrera anmälningsformulär på din webbplats.

Har du ett evenemang men får färre anmälningar än du hoppats på?

Din Kurs gör inte marknadsföringen åt dig och vi lovar inte ett visst antal deltagare. Däremot ska anmälningsflödet inte skapa onödiga hinder för den som vill boka.

Du kan bygga formuläret med de frågor som behövs, visa relevanta prisval och bädda in flödet på din egen webbplats. Kort, Swish och faktura kan användas som betalningsmetoder när de är aktiverade för arrangemanget. Deltagaren får tydlig information i samma flöde som anmälan.

När ett arrangemang är fullt kan du använda väntelista för att samla fortsatt intresse. Du kan också styra sista anmälningsdag, antal platser och hur många deltagare som får ingå i samma anmälan.

Det ger dig ett bättre underlag för att följa utfallet. Du ser anmälningar, platser och betalstatus i systemet i stället för att försöka tolka spridda mejl och manuella listor.

Har du svårt att få betalt efter att deltagaren har anmält sig?

När anmälan och betalning hanteras var för sig blir det lätt oklart vilka platser som är betalda och vilka som behöver följas upp. Du kanske får leta efter Swish-kvitton, skicka fakturor manuellt eller kontrollera betalstatus i ett annat system.

Din Kurs kopplar betalningen till anmälan. Systemet stöder kortbetalning, Swish och faktura. Det finns också stöd för e-faktura, fakturabevakning via Finqr, Epassi, presentkort, rabattkoder, VIP-koder samt handpenning och delbetalning.

Du ser betalstatus för deltagarna i admin. Vid fakturering kan systemet kontrollera fakturaregistret och skydda mot att samma deltagare faktureras två gånger. Betalningen blir inte automatiskt godkänd bara för att en anmälan finns, men du ser vad som är betalt och vad som behöver följas upp.

Läs mer om betalningsmetoder i Din Kurs och fakturabevakning via Finqr.

Får alla deltagare samma frågor även när de inte gäller dem?

Långa formulär uppstår ofta när ett formulär ska fungera för flera deltagartyper. Då får deltagaren frågor om sådant som inte gäller den egna bokningen, och arrangören får fler tomma eller irrelevanta svar att sortera.

I Din Kurs kan du lägga till egna frågor och visa eller dölja en fråga beroende på ett tidigare svar. Om en deltagare svarar nej på en rullistfråga kan följdfrågorna döljas. Det gör att samma formulär kan användas för flera situationer utan att alla deltagare behöver se alla frågor.

Du kan också använda olika fälttyper, villkor, prisval och deltagarbegränsningar. Frågorna anpassas efter arrangemanget, medan svaren sparas tillsammans med deltagarens övriga uppgifter.

Läs mer om villkorade frågor i anmälningsformuläret.

Dyker samma deltagare upp flera gånger i listan?

Dubbletter kan uppstå när någon skickar in samma anmälan flera gånger, när deltagare kopieras till en fortsättningskurs eller när fakturor skapas från en vy som varit öppen länge. Det kan påverka platser, deltagarlistor och fakturering.

Din Kurs skiljer mellan tre kontroller. Före fakturering markeras möjliga dubbelanmälningar när samma e-postadress, förnamn och efternamn förekommer flera gånger. Ingenting blockeras eller raderas i det steget, utan du granskar själv raderna.

Vid kopiering jämförs deltagaren med dem som redan finns på målevenemanget. En person som redan finns där kopieras inte en gång till och resultatet visas efteråt. Deltagare utan e-postadress kopieras alltid eftersom de inte kan identifieras säkert som dubbletter.

När fakturor skapas kontrolleras deltagaren mot fakturaregistret. En aktiv faktura för samma anmälan skapas inte en gång till. Du får en sammanställning över poster som hoppades över.

Läs mer i artikeln om dubbletter i deltagarlistan.

Tappar du kontrollen när evenemanget börjar bli fullt?

När platserna hanteras manuellt behöver du svara på frågor om hur många platser som finns kvar, vilka som står på väntelista och hur många personer en anmälan får innehålla. Ett fel i listan kan ge fel besked till nästa deltagare.

Din Kurs låter dig ange maximalt antal platser, sista anmälningsdag och gräns för antal deltagare per anmälan. Du kan också använda fast antal deltagare när en anmälan ska gälla exempelvis ett par, en familj eller ett lag.

När ett arrangemang är fullt kan väntelistan samla nya intresseanmälningar. På så sätt får du fortsatt kontroll över intresset även efter att de ordinarie platserna är slut.

Behöver en person anmäla en hel familj, ett lag eller flera kollegor?

Gruppanmälningar innehåller ofta delade kontaktuppgifter. En förälder, lagledare eller administratör kan fylla i uppgifter för flera deltagare. Det betyder inte att deltagarna ska behandlas som en och samma person.

Din Kurs kan hantera flera deltagare i samma anmälan och använda olika prisval, rabattkoder, VIP-koder och mängdrabatter när upplägget kräver det. Gruppanmälningar kan också hållas ihop när de flyttas mellan formulär.

Du får deltagarna samlade i rätt grupp och kan fortfarande se varje deltagares uppgifter och betalstatus separat.

Lägger du tid på samma bekräftelser och praktiska frågor inför varje evenemang?

Efter en anmälan vill deltagaren veta att platsen är registrerad, vad som ska hända härnäst och var evenemanget äger rum. Om samma information skickas manuellt till varje person blir det lätt både tidskrävande och ojämnt.

Din Kurs skickar automatiska bekräftelser med den information du anger för arrangemanget. Du kan använda e-post, SMS, biljetter, kvitton och påminnelser i det flöde som passar aktiviteten.

Deltagaren får informationen kopplad till sin anmälan. Du slipper skriva samma svar om datum, tid, plats och betalning varje gång en deltagare hör av sig.

Läs mer om bekräftelsemejl i Din Kurs.

Blir incheckningen en manuell lista och en kö vid dörren?

När incheckningen bygger på en utskriven lista behöver du leta efter namn, markera manuellt och hålla reda på ändringar som skett efter att listan skrevs ut.

Din Kurs kan skicka digitala biljetter med QR-kod och låta dig skanna deltagare vid entrén. Digital närvaro och biljettstatus ger en aktuell bild av vilka som har kommit.

Vid större arrangemang kan flera enheter användas när den aktuella biljettlösningen stödjer det. Det ger ett tydligare flöde vid dörren och mindre arbete med manuella listor.

Läs mer om QR-kod och incheckning och biljettförsäljning online.

Tar deltagarhanteringen slut när evenemanget är genomfört?

Efter genomförandet behöver du ofta samla återkoppling, skicka intyg, exportera deltagarlistan och planera nästa aktivitet. Om uppgifterna finns i flera system blir efterarbetet en ny administrativ uppgift.

Din Kurs har stöd för enkäter, NPS, diplom, intyg, nyhetsbrev, statistik och export till Excel. Branding kan även omfatta SIE-export. Du väljer de delar som behövs för din verksamhet.

Uppföljningen kopplas till deltagarna och arrangemanget. Du får underlag för nästa kurs och kan se vad som hände efter den senaste anmälan.

Läs mer om uppföljning efter evenemang, intyg och diplom och export av deltagardata.

Behöver du leta i flera system för att förstå hur evenemanget går?

När anmälningar, betalningar och deltagaruppgifter finns i olika verktyg blir det svårt att snabbt svara på enkla frågor: Hur många är anmälda? Vilka har betalat? Vilka platser finns kvar? Vilka uppgifter saknas?

Din Kurs samlar deltagarlistor, betalstatus, statistik, egna fält och historik i admin. Du kan söka i deltagardata, skapa egna listor och exportera information när den behövs i bokföring, rapportering eller ett annat system.

Vi kan också bygga API-kopplingar när en integration behövs. Sådana lösningar bedöms utifrån verksamhetens behov och ska inte blandas ihop med funktioner som ingår i standardupplägget.

Betalar du mycket eller är du bunden av ett avtal?

Priset behöver gå att förstå innan du bestämmer dig. I standardupplägget kostar de första 25 evenemangen under en tolvmånadersperiod 249 kronor per evenemang. Från 5 kronor per deltagare tillkommer enligt den aktuella prisstrukturen. Det finns ingen fast månadsavgift i standardupplägget.

Betalavgifter och vissa tillägg har egna priser. Branding kostar 250 kronor per månad. Priserna är exklusive moms om inget annat anges och kan ändras, så kontrollera alltid den aktuella prisinformationen.

Allmänna villkor anger att avtalet löper tills vidare med en ömsesidig uppsägningstid på en månad. Läs de allmänna villkoren före beslut.

Använd kostnadskalkylatorn för att räkna på antal evenemang, deltagare och eventuella tillägg utifrån din egen verksamhet.

Vill du veta vem som står bakom systemet?

Din Kurs Sverige AB utvecklar och driver ett svenskt deltagarhanteringssystem för kurser, event och återkommande verksamhet. Vi började som ett lokalt program i början av 2000-talet, tog systemet online 2006 och bildade Din Kurs Sverige AB 2010.

Vi driver utveckling, drift och support inom samma team. Personuppgifter lagras på våra egna servrar i Sverige. Support finns via telefon och e-post under helgfria vardagar, 08.30 till 15.00, med lunchstängt 12.00 till 13.00.

Du kan boka en kostnadsfri digital genomgång på cirka 20 minuter. Vi går igenom ditt upplägg och visar de delar som är relevanta för din verksamhet. Det finns inget krav på att fortsätta efter genomgången.

På referenssidan kan du läsa hur arrangörer beskriver support, administration, betalningslösningar och anpassningar i praktiken.

Bra deltagarhantering samlar hela flödet

Bra deltagarhantering samlar uppgifterna. Bättre deltagarhantering kopplar ihop anmälan, betalning, kommunikation och uppföljning. Den bästa lösningen för din verksamhet är den som tar bort de manuella steg du faktiskt har problem med.

Vi hjälper arrangörer att få kontroll från första anmälan till uppföljningen efter evenemanget. Du använder de delar som löser dina verkliga problem och kan bygga vidare när verksamheten behöver mer.

Vanliga frågor om deltagarhantering

Vad är Din Kurs?

Din Kurs är ett svenskt onlinebaserat deltagarhanteringssystem för kursarrangörer, utbildningsföretag och eventarrangörer. Systemet samlar anmälan, betalning, deltagarlistor, bekräftelser, biljetter och uppföljning. Se mer om Din Kurs Sverige AB.

Kan deltagarna anmäla sig själva online?

Ja. Du skapar ett anmälningsformulär och deltagarna fyller i sina uppgifter själva. Formuläret kan bäddas in på din egen webbplats, och anmälan hamnar direkt i deltagarlistan.

Kan jag anpassa formuläret med egna frågor?

Ja. Du kan lägga till egna frågor, rullistor, kryssrutor, datum, prisval, antal och filuppladdning. Du bestämmer vilka uppgifter som behövs för varje kurs eller event.

Kan formuläret visa olika frågor beroende på tidigare svar?

Ja. Villkorade frågor kan visas eller döljas beroende på ett tidigare svar. Det gör att deltagaren bara ser frågor som är relevanta för den egna anmälan.

Vilka betalningsmetoder stöds?

Din Kurs stöder kort, Swish och faktura samt e-faktura via Finqr och Epassi. Handpenning, delbetalning, presentkort, rabattkoder och VIP-koder finns för upplägg där de behövs.

Hur ser jag vilka deltagare som har betalat?

Betalstatusen visas tillsammans med deltagaruppgifterna i admin. Du kan se vilka anmälningar som är betalda och vilka som behöver följas upp. Betalstatusen ersätter inte arrangörens ansvar att hantera sin ekonomi.

Hur hjälper Din Kurs mig att undvika dubbelanmälningar?

Möjliga dubbelanmälningar markeras i faktureringsvyn när samma namn och e-postadress förekommer flera gånger. Vid kopiering hoppas deltagare som redan finns på målevenemanget över. Läs fördjupningen om dubbletter.

Finns väntelista och hantering av platser kvar?

Ja. Du kan ange antal platser, begränsa antal deltagare per anmälan och använda väntelista när arrangemanget är fullt. Fast antal deltagare passar när en anmälan alltid ska gälla exempelvis en familj eller ett lag.

Kan jag skicka bekräftelser, e-post och SMS?

Ja. Du kan skicka automatiska bekräftelser och använda SMS, nyhetsbrev och andra utskick för deltagarkommunikation. Innehåll och utskick styrs av arrangemangets upplägg och de funktioner du använder.

Kan jag använda biljetter och QR-kod vid incheckning?

Ja. Digitala biljetter kan skickas med bekräftelsen och QR-koder kan skannas vid incheckning. Du får en aktuell bild av vilka deltagare som har kommit.

Kan jag exportera deltagarlistan till Excel?

Ja. Deltagardata kan exporteras till Excel. SIE-export finns som del av Branding. Andra integrationer och API-kopplingar bedöms utifrån behov.

Vad kostar Din Kurs?

Standardupplägget har ingen fast månadsavgift. De första 25 evenemangen under en tolvmånadersperiod kostar 249 kronor per evenemang och från 5 kronor per deltagare enligt den aktuella prisstrukturen. Betalavgifter och tillägg kan tillkomma. Se aktuella priser och använd kostnadskalkylatorn.

Finns det någon bindningstid eller uppsägningstid?

Allmänna villkor anger ett tillsvidareavtal med en ömsesidig uppsägningstid på en månad. Läs alltid de aktuella allmänna villkoren före beslut.

Hur får jag hjälp om jag kör fast?

Du kan kontakta vår svenska support via telefon eller e-post under helgfria vardagar. Vi hjälper till med frågor om formulär, betalningsflöden, konto, avtal och integrationer. Kontakta Din Kurs.

Kan jag boka en demonstration innan jag bestämmer mig?

Ja. Boka en kostnadsfri digital genomgång på cirka 20 minuter. Vi visar hur anmälan, betalning och uppföljning kan fungera i ditt upplägg utan krav på att du fortsätter.

Nästa steg

Har du problem med anmälningar, deltagarlistor eller betalningar? Då har vi systemet för dig. Se hur Din Kurs fungerar, beräkna din kostnad, skapa konto eller boka en kostnadsfri digital genomgång så visar vi hur deltagarhanteringen kan samlas på ett ställe.