Anmälan utan slutförd betalning: den tystaste läckan hos arrangörer

Tre supportärenden samma vecka. Tre olika arrangörer, tre helt olika verksamheter. Samma fråga.

En deltagare har fyllt i anmälan och gått vidare till betalningen. Sedan tar det stopp. Kortet gick inte igenom, Swishen bröts, eller så stängdes webbläsaren mitt i.
Anmälan finns i systemet. Pengarna gör det inte.

Och nu sitter arrangören med frågan: är den här personen anmäld eller inte?

Mellanläget som ingen äger

Det är lätt att tänka att en betalning antingen går igenom eller inte. I verkligheten finns ett tredje läge, och det är där jobbet uppstår.

Deltagaren tror ofta att allt blev klart. Arrangören ser en anmälan utan betalning och vet inte om den ska räknas.
Har kursen dessutom begränsat antal platser kan den obetalda anmälan ligga och blockera en plats som någon annan ville betala för.

Ingen har gjort fel. Men någon måste ändå reda ut det. I praktiken blir det arrangören, via mejl, telefonsamtal och en extra koll i deltagarlistan.

Läckan som inte syns i någon rapport

Det är därför vi kallar det en tyst läcka.

En avbokning syns. En halvfull kurs syns. Men en anmälan som nästan gick igenom syns ingenstans.
Den dyker inte upp i intäkterna, den larmar ingen, och den hamnar sällan i statistiken.
Den upptäcks först när någon jämför deltagarlistan mot betalningarna, eller när deltagaren står i dörren och är helt säker på att allt är betalt.

Multiplicera det med en termin full av kurser. Då förstår du varför tre olika arrangörer hörde av sig om exakt samma sak inom loppet av några dagar.

Vi pratar för mycket om köpflödet och för lite om det som händer efter

När betalningar i bokningssystem diskuteras handlar det nästan alltid om vägen fram till köpet.
Formuläret ska vara enkelt. Det ska fungera i mobilen. Deltagaren ska kunna välja mellan kort, Swish, faktura och Epassi så att ingen fastnar på själva betalsättet.

Allt det är viktigt, och det ska vara enkelt att betala.

Men efter en vecka som den här vågar vi påstå något: hur mycket jobb en arrangör får avgörs inte av hur smidigt flödet är när allt går rätt. Det avgörs av vad systemet gör när något går snett.

Det här borde ett system göra utan att du ber om det

En avbruten betalning är ingen konstig händelse. Den inträffar varje dag, hos alla arrangörer, i alla system.
Det som skiljer är hur mycket av städningen som hamnar hos dig. Vi tycker att ett anmälningssystem som tar betalt också ska ta ansvar för hela förloppet:

• Skilja på genomförd och avbruten betalning, inte bara visa "anmäld"

• Bara skicka bekräftelse när köpet faktiskt är klart, så att ingen tror att något är betalt när det inte är det

• Ge deltagaren en enkel väg att göra om betalningen utan att börja om från noll

• Frigöra platsen efter en bestämd tid om betalningen aldrig blir av

• Hålla deltagarlistan ren från halvfärdiga försök, så att listan visar verkliga deltagare

Poängen är inte tekniken bakom. Poängen är att du som arrangör aldrig ska vara den som upptäcker att något fastnade.

Så har vi valt att göra i Din Kurs

Vi ska inte göra det här till en produktgenomgång, men tre val är relevanta för just det här problemet.

Bekräftelsen skickas först när köpet är genomfört. Ett misslyckat kortköp raderas automatiskt.
Och vid begränsade platser kan systemet ta bort den obetalda anmälan efter två timmar, så att platsen frigörs till nästa person som faktiskt vill betala.

Det ser inte mycket ut i en funktionslista. Men det är precis den sortens beslut som avgör om du kan lita på din deltagarlista eller om du måste kontrollera den manuellt.
Vill du se hur resten av kedjan hänger ihop har vi skrivit om det i Automatisera kursadministrationen.

Frågan vi skickar tillbaka

Tänk på er senaste kursstart.

Hur många mejl gick åt till att reda ut vem som faktiskt hade betalat?
Hur många rader i listan behövde dubbelkollas mot betalningarna? Hur mycket tid la ni på anmälningar som nästan gick hela vägen?

Om svaret är "en hel del" är det inte deltagarna det är fel på.
Då har systemet lämnat över sitt jobb till er.

Hör gärna av dig och berätta hur det ser ut i er verksamhet.
Det är den typen av samtal som avgör vad vi bygger härnäst. Du når oss här.